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Las 10 Reglas de Oro en la Tercerización (Antes, Durante y Después de la firma de un convenio)..
El proceso de tercerización es un tema muy recurrente sobre todo cuando en épocas como esta de incertidumbre económica la primera estrategia a seguir es la de buscar la máxima eficiencia que traiga como resultado un beneficio sustancial en costos.
Las ventajas y desventajas de una tercerización también es por la mayoría conocida, así es que no voy a comentarlas. Lo que si pretendo aportar es en forma específica las reglas que considero indispensables para que un proceso de tercerización resulte efectivo.
Aquí pues, las reglas a aplicar antes, durante y después de la firma de un convenio de tercerización, espero les sea de utilidad.
Antes: (Proceso de determinación del proceso y evaluación de prospectos)
1.- Asegúrese de estar evaluando la tercerización de una actividad no estratégica (actividad primaria) de su negocio.
Defina muy bien que es lo que le conviene tercerizar y porque. Normalmente se piensa en este esquema por un ahorro en costos de operación o por lograr una mejora sustancial en un proceso que le permitirá ser más eficiente en sus actividades estratégicas.
Todas las actividades de su negocio tienen un impacto en el resultado final, sin embargo existen actividades que son de apoyo al giro principal de su negocio, esas son las que son susceptibles de tercerizar.
Recuerde nadie conoce su negocio como usted mismo.
2.-Haga una evaluación e investigación muy profunda sobre las características, infraestructura, servicios y sobre todo resultados de cada empresa candidata a prestar el servicio a tercerizar.
Defina qué características debe de cumplir la empresa con la que va a trabajar y mi recomendación es darle un peso específico a cada una de ellas para que el resultado sea objetivo y no solo financiero o generado por una recomendación o influenciado por una marca.
Durante: (esto es en conjunto con la empresa o empresas que ya evaluaron y que pasaron a la siguiente fase).
3.- Defina claramente el alcance de la actividad a tercerizar, delimite responsabilidades, establezca los objetivos y la forma en que se medirán los resultados (KPI´s).
Este es uno de los puntos más importantes ya que aquí podrá detectar en forma rápida el nivel de compromiso de la empresa que está evaluando.
4.-Definir en forma clara el costo del servicio de tercerización, que incluye y cuáles son las variables que pueden afectarlo y de qué forma lo harán.
Es muy recomendable que el esquema de propuesta económica sea estándar ya que eso le permitirá realizar las comparaciones adecuadas.
Sin embargo esta regla, tiene que ver con la explicación de cómo fue calculado el costo y que incluye cada concepto para evitar confusiones o suposiciones que en la operación tengan que discutirse.
5.- Establezca las sanciones por incumplimiento de los objetivos definidos en el punto 3, así como el impacto en el costo de las mismas.
Un proceso tercerizado sin sanciones es igual o peor que un proceso sin medición.
Después: (Una vez que ya eligió a la empresa ganadora)
Una vez que ha elegido a la empresa ganadora del proceso de tercerización es necesario..
6.- Diseñar un plan de incorporación de las actividades detalladas a tercerizar con un equipo multidisciplinario que le permita no pasar por alto alguna variable que posteriormente pueda afectar el desarrollo adecuado del proceso.
7.- Diseñar un Plan “B” que permita mantener estable la calidad de los procesos relacionados con la actividad a tercerizar durante la fase de “integración”.
Recuerde que aun cuando se supone que lo que esta tercerizando no es estratégico, si tiene un impacto directo en el resultado de la operación de su empresa, por lo tanto, trate de que esta se vea lo menos afectada en caso de inestabilidad en la fase de arranque de dicho proceso.
8.- Identifique las áreas de oportunidad internas que pueden afectar el correcto desarrollo del proceso tercerizado y corregir.
Si no aplica esta regla, lo único que estará haciendo es pasar su problema a la empresa que le está prestando el servicio de tercerización y eso al final le traerá costos más altos y/o la cancelación de la relación.
9.- Establecer un mecanismo de evaluación permanente que permita detectar las áreas de oportunidad en la relación entre empresas.
Ya definió el alcance, los objetivos y el sistema de medición, ahora es momento de actuar en consecuencia midiendo y detectando las áreas de oportunidad para capitalizarlas.
10.- Evite tercerizar un proceso aun cuando no sea estratégico si una de estas reglas no se cumple.
El resultado, se puede resumir en un mayor costo y/o pérdida de clientes por un mal servicio.
Recuerde que cuando terceriza un proceso no debe de pensar en que está tratando con otra empresa, lo mejor es que el nivel de integración entre ambas sea tal, que ante los demás integrantes del resto de los procesos, pero sobre todo de los clientes, SEAN UNA SOLA EMPRESA.
“Si conoce los parámetros que afectan la disponibilidad de sus productos, podrá optimizar su cadena de suministro..”